Conseils d’utilisation


Une mauvaise utilisation d’EASYDROP© peut être dommageable pour vos utilisateurs et votre entreprise.

Un mauvais partage de documents peut être nuisible et c’est pour cela que nous vous recommandons de désigner un ou deux administrateurs de votre entreprise qui auront pour rôle de créer les utilisateurs et les espaces ainsi que les partages à l’exclusion de tout autre.

Ils devront veiller régulièrement à ce que les partages et les accès soient les bons.

Les autres membres de votre entreprise seront désignés comme utilisateurs du logiciel avec des droits d’écritures élargis pour qu’ils puissent animer les espaces crées (créer des dossiers, y glisser des documents …)

 

Dans le cadre de l’utilisation d’EASYDROP©, nous vous conseillons deux méthodes d’architectures :

La première consiste à créer un espace par client.

Dans cet espace, vous y rattachez tous les utilisateurs qui auraient un intérêt à consulter l’espace du client (par exemple, un espace « Monsieur DUPONT » dans lequel sera créé un dossier « BANQUE ».

Monsieur DUPONT y aura accès ainsi que son banquier et son expert - comptable qui seront également tous deux rattachés à l’espace de Monsieur DUPONT avec des droits de lecture).

Cet usage a pour avantage de sectionner les espaces et n’y intégrer que les utilisateurs concernés par cet espace ce qui réduit fortement les erreurs de partages.

Cet usage est le plus adapté pour les professions qui souhaitent ouvrir EASYDROP© à l’extérieur de leur entreprise notamment auprès de leurs clients (les cabinets d’avocats, les experts comptables, les architectes, les assureurs … )

La seconde consiste à créer un seul espace.

Dans cet espace seront créés autant de dossiers que de clients/utilisateurs dans lesquels seront créés des sous dossiers.

Cet usage plus simplifié permet de rattacher rapidement un utilisateur sur plusieurs dossiers.

L’inconvénient et qu’il augmente le risque d’erreur dans les partages de documentation ce qui impose une vigilance accrue pour l’administrateur.

Cet usage est plus approprié pour des partages internes de documents (entre différents bureaux de la même société ou entre groupes de collaborateurs.)


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